Acuerdo de reparación y recogida

Cuando un cliente deja un equipo, Ledger Desk puede pedirle que acepte su acuerdo de reparación: revisa el trabajo y el precio, lee las condiciones y firma. Ledger Desk guarda exactamente lo que aceptó. Una vez aceptado, un equipo listo tiene un plazo de recogida y el cliente recibe recordatorios antes de que venza.

Todo se configura en Acuerdo y recogida, en la sección Configuración de la barra lateral, que tiene cuatro pestañas: Acuerdo, Firma, Recogida y recordatorios y Enlaces a documentos. Para cambiarlas se necesita el permiso de editar la empresa.

Ledger Desk incluye un texto inicial. No es asesoría legal: hágalo revisar por un abogado de su estado antes de confiar en él.

El texto del acuerdo

El acuerdo se escribe en inglés y en español (Acuerdo en inglés, Acuerdo en español). El texto inicial cubre el diagnóstico y el presupuesto, los riesgos de abrir un equipo, las piezas que no se repararon, los datos y las copias de seguridad, la resistencia al agua, las piezas de repuesto, la garantía, el impuesto sobre las ventas, el plazo de recogida, el límite de responsabilidad, su derecho a cambiar estas condiciones y la firma electrónica.

Valores que se completan solos

Presione un valor debajo de los cuadros de texto para insertarlo donde estaba escribiendo; pase el cursor encima para ver qué contiene.

Los tres primeros son Valores del taller, iguales en cada ticket. Los demás son Valores del ticket que se firma. Un valor que el ticket no tiene (un número de serie, un día prometido) queda vacío. Una línea que empieza con # es un título; una que empieza con - es un punto.

Versiones

Presione Guardar como nueva versión. Cada vez que guarda se crea una versión nueva, listada en Versiones con cuántos clientes la aceptaron. Un cliente que firmó conserva las palabras exactas de la versión que firmó. Restablecer el texto de Ledger Desk guarda el texto original como una versión nueva. Cambiar los días de recogida o de garantía también crea una versión nueva.

Cómo acepta el cliente

Un ticket con equipo tiene un bloque de Acuerdo de reparación. Hasta que el cliente acepta, el ticket y la lista muestran Acuerdo sin firmar.

En la pantalla del cliente o en la tableta

Presione Revisar y firmar en la pantalla del cliente. El segundo monitor o la tableta muestran tres pasos:

1. La hoja de recepción: el equipo y su estado, el servicio pedido, cada precio, el impuesto y el total. Una línea bajo el total dice que los precios llevan impuesto sobre las ventas salvo que el cliente esté exento; un cliente exento ve que no se cobra impuesto.
2. El acuerdo, en el idioma elegido en la pantalla, con el plazo de recogida resaltado. El cliente marca Leí y acepto el acuerdo de reparación y servicio.
3. La firma, con el dedo o un lápiz.

Ledger Desk guarda entonces, sin cambios: qué versión se aceptó, por qué total y cuándo, cómo se aceptó (monitor o tableta) y en qué idioma, la firma, y la hoja de recepción firmada tal como estaba en ese momento. Si el precio o el acuerdo cambiaron mientras el cliente leía, no se guarda nada y se le pide solicitar la firma de nuevo.

Firmado en papel

Imprima la Hoja de recepción desde el ticket: lleva el acuerdo vigente y líneas de firma vacías. Hágala firmar, guarde el papel y presione Firmado en papel para registrar quién lo vio firmar y cuándo.

Aprobado por teléfono

Cuando el cliente no puede venir, por ejemplo después de un cambio de precio, presione Aprobado por teléfono. Complete Con quién habló, el Número al que llamó y, si quiere, qué se acordó, y presione Registrar. Se muestra la firma más reciente del cliente de un ticket anterior, marcada claramente como firma registrada más aprobación por teléfono, nunca como una firma nueva. El cliente recibe la hoja actualizada por correo.

Cuando sube el precio

Si la cuenta sube por encima del total que aceptó el cliente, el ticket muestra Requiere nueva aprobación. Pida la firma de nuevo en la pantalla del cliente o registre una aprobación por teléfono. Una aceptación nueva queda junto a la anterior, que se marca como reemplazada; las aceptaciones nunca se cambian ni se borran.

La hoja firmada

El historial del bloque lista cada aceptación con su Hoja firmada y su Firma. Una hoja firmada también tiene Copiar enlace. El cliente recibe la hoja firmada por correo si aceptó recibir correos y la opción está activada.

Opciones de firma

Plazo de recogida y recordatorios

• Los Días para recoger un equipo listo (30 de forma predeterminada) se cuentan desde el día en que el ticket pasa a Listo. El ticket y la lista muestran Recoger antes del con la fecha, y el mensaje de listo le indica la fecha al cliente.
• El plazo solo se aplica cuando el cliente aceptó el acuerdo. Los tickets sin acuerdo aceptado no tienen plazo ni recordatorios.
• Recordatorios antes del plazo: los días antes del plazo en que sale un recordatorio, separados por comas (por ejemplo 14, 7, 3, 1, 0; 0 es el día del plazo). Cada recordatorio sale una sola vez.
• Aviso después del plazo: un último mensaje el día después de vencer el plazo.
• Si un equipo vuelve a estar listo, su plazo y sus recordatorios empiezan de nuevo.
• Los recordatorios los envía cada mañana una tarea programada (su hora se cambia en Tareas programadas). Los textos son las plantillas Recordatorio de recogida y Venció el plazo de recogida, en inglés y español; vea Mensajes.
• Días de garantía es la garantía que menciona el acuerdo.

Enlaces a documentos

Un mensaje de texto no puede llevar un PDF, así que lleva un enlace. Los enlaces abren facturas, recibos, cotizaciones y hojas de recepción firmadas en un navegador, en una página pequeña con Abrir el PDF y Guardar una copia.

1. Active Enviar enlaces a documentos.
2. Escriba la Dirección pública del servidor, empezando con https://. Nuestro equipo de instalación le da esta dirección; sin ella no se crea ningún enlace.
3. Elija los Días que funciona un enlace (30 de forma predeterminada). Después el enlace indica que venció.

• Cada enlace abre un solo documento y es una clave larga al azar; los enlaces no aparecen en buscadores.
• Cuando se anula una cuenta, todos sus enlaces dejan de funcionar.
• Copiar enlace en una cuenta, una cotización enviada o una hoja firmada crea un enlace nuevo y lo copia, para pegarlo en un mensaje propio.
• Las plantillas de correo y SMS predeterminadas muestran el enlace cuando lo hay.